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第一步：組方案
組方案就是組合方案，結合第一步的觀察根據自己正在策劃的項目，進行元素組合。通常因項目內容不同，表現形式不同，行業發展背景不同等；需要進行新的定位與構架設計；然后根據現有的人員、物資、可使用資源等，進行項目管理、維護、執行等設計，通過組合，形成一個新的會展方案。所以，有一種說法，一名優秀的會展策劃人，可以組合出來任何行業任何類別的大型活動。
第二步：議方案
議方案指具體的專家組或組織方領導，根據項目發展需求結合國家相關法律法規、行業前瞻性導向等對項目進行可行性分析論證，對于項目內容、定位、規模、主題、組織結構、產業影響等進行論證。議方案是一個論證階段，不過很可惜大量的論證，只是走走形式罷了。領導認為行就行這是事實。
第三步：創方案
創方案是會展策劃人真正的創意工作，根據專家組的建議與相關領導的批示，對項目的整體框架與設計基本上已掌握，很快可以形成初案，但具體的執行內容則需要進行大量的溝通、走訪大量的單位，才能制定出來。同時，如果市場化運營，還需要爭對市場需求展開調研。這一步，有時也很可惜，大量的政府主導項目，并沒有進行嚴格的調研，更談不上創意了。
第四步：分方案
分方案是指當整體方案匯報完成后，就需要對總方案進行分解。不同的項目分解出多種文本文件或子方案，根據接收者性質不同，內容與時間等也會有相應的變化。大部分的政府主導型會展活動分方案時，都要求包括成本預算、安全應急防范、展示內容規模說明、市場化運營方案、場館位置與平面圖等。部分民營會展項目會要求策劃者提供詳細的策劃案、人事編制、市場推廣、促銷方式、資本投入產生風險等詳細介紹。
第五步：驗方案
驗方案指大型會展活動方案的具體實施執行，也是對策劃者的策劃能力具體考核。根據參展商或參會者報到情況、成交情況、成本情況等，確立會展策劃的成功或失敗。
第六步：評方案
評方案即評審評定方案。根據媒體反饋、參展者或參會者問卷調研、觀眾到會數據、項目成交情況、社會效益等進行績效評定。根據內部工作會議與結果，對方案的管理、實施、執行等進行評定。目前我國會展評估標準還沒有，所以，這里的評，只是策劃人自己的總結與沉淀。
第七步：看方案
想成為優秀的會展策劃人，首先要成為一名優秀的看客，看方案有很多學問，同樣是策劃創意者，由于自身原因與策劃體的不同，策劃的結果往往會有很大出入。要成為一名優秀的大型活動策劃者，首先要參閱大量過往的案例。包括項目類別、時間、地點、人物、設計的事件、時間、名稱、主要表現方法、參與群體（數量、規模、反饋）等；同時，還要留意組織單位的優點、弱點、方案的完全性、創新性、科學性等。所以，看方案，是策劃人的入門學問，如果一個商業邀請函都看不懂，只看到了表面而沒有深層思考設計的原理，就很難進入第二步。大多數的方案是不可能看到完整版的。只能依靠經驗去分析判斷。如果你把商業邀請函當成了策劃案，那更是牛頭不對馬尾。現實中，我們還會看到大量的組團參觀通知、組團參會通知、回復函等，而這些并不是完整的會展方案。
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